Von AVV bis VoIP: kurz und verständlich erklärt, worauf es beim KI-Sekretär ankommt. Unabhängig recherchiert, regelmäßig ergänzt.
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
- Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und dem KI-Anbieter, der die Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Anruferdaten) im Auftrag regelt. Pflicht, sobald ein Dienstleister Daten für Sie verarbeitet.
- Abo-Modell
- Preismodell mit fester monatlicher Grundgebühr, meist inklusive Kontingent und persönlichem Support. Planbar, lohnt sich bei gleichmäßigem Anrufaufkommen.
- CRM-Anbindung
- Schnittstelle, über die Gesprächsnotizen, Kontakte und Anliegen automatisch ins Kundenverwaltungssystem (z. B. HubSpot, Pipedrive) übertragen werden.
- Concurrent Calls (parallele Anrufe)
- Anzahl der Gespräche, die der KI-Sekretär gleichzeitig annehmen kann. „Unbegrenzt" bedeutet: kein Besetztzeichen, auch in Stoßzeiten.
- DSGVO
- Datenschutz-Grundverordnung der EU. Für KI am Telefon relevant: Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Serverstandort, AVV, Informationspflicht und Löschfristen.
- EU AI Act
- EU-Verordnung zur Regulierung Künstlicher Intelligenz. Sieht u. a. eine Kennzeichnungspflicht vor: Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen.
- Freemium
- Preismodell mit kostenlosem Basisplan und kostenpflichtigen Erweiterungen. Gut zum Ausprobieren mit kleinem Volumen.
- ISO 27001
- Internationale Norm für Informationssicherheits-Management. Ein Zertifikat belegt, dass der Anbieter Daten nach anerkannten Standards schützt.
- IVR (Interactive Voice Response)
- Sprachdialogsystem, das Anrufer per Menü oder Spracheingabe steuert („Sagen Sie Termin oder drücken Sie die 1"). Moderne KI ersetzt starre IVR-Menüs durch freie Gesprächsführung.
- KI-Sekretär
- Digitaler Assistent, der Anrufe automatisch entgegennimmt und echte Gespräche führt: Fragen beantworten, Anliegen erfassen, Termine vereinbaren, wichtige Anrufe weiterleiten. Anders als die klassische Mailbox wartet er nicht — er handelt.
- Latenz
- Verzögerung zwischen Sprechen und Antwort der KI. Unter einer Sekunde wirkt ein Gespräch natürlich; hohe Latenz stört den Redefluss.
- Mailbox
- Klassischer Anrufbeantworter, der nur eine Nachricht aufzeichnet. Rund 80 % der Anrufer sprechen nicht auf die Mailbox — ein KI-Sekretär nimmt das Anliegen dagegen aktiv auf.
- Pay-per-Use
- Nutzungsbasierte Abrechnung pro Gesprächsminute ohne Grundgebühr. Ideal bei schwankendem Anrufvolumen.
- Rufumleitung
- Weiterleitung Ihrer bestehenden Rufnummer an die KI — sofort, verzögert (nach einigen Sekunden) oder bei besetzt. Ihre Nummer bleibt unverändert.
- Serverstandort
- Ort, an dem die Daten verarbeitet werden. Für DSGVO-Konformität empfehlenswert: Deutschland oder EU. In unserem Vergleich für jeden Anbieter ausgewiesen.
- Terminbuchung
- Funktion, mit der die KI Termine direkt im Kalender (Google, Outlook, Praxissoftware) einträgt — idealerweise mit Zwei-Wege-Abgleich, sodass nur freie Slots angeboten werden.
- Transkription
- Automatische Verschriftlichung des Gesprächs. Grundlage für Zusammenfassungen, CRM-Notizen und die morgendliche Anrufliste.
- VoIP
- Voice over IP — Telefonie über das Internet statt über klassische Leitungen. Cloud-Telefonanlagen und KI-Assistenten setzen darauf auf.
- Weiterleitung mit Kontext
- Übergabe eines Anrufs an einen Mitarbeitenden, inklusive einer Zusammenfassung des Anliegens — anders als die blinde Vermittlung der klassischen Telefonzentrale.