Die VITAS GmbH aus Nürnberg baut ihre Sekretariats-KI seit 2019 — mit fertigen Ablauf-Vorlagen für Arztpraxen, Kanzleien und Verwaltungen. Rezeptwünsche, Terminverschiebungen und Standardanliegen laufen strukturiert auf, ganz ohne Besetztzeichen. Getestet wird volle 30 Tage kostenlos.
VITAS erreicht in unserer Wertung 8,9 Punkte und empfiehlt sich vor allem für Praxen und Kanzleien. Anders als reine Baukästen bringt der Anbieter aus Nürnberg fertige Branchenvorlagen mit, sodass die digitale Sekretärin von Beginn an die typischen Anliegen einer Arztpraxis oder Rechtsanwaltskanzlei versteht. Das Unternehmen ist seit 2019 am Markt und damit einer der erfahreneren Spezialisten im Feld. Für Büros mit klar wiederkehrenden Anrufmustern ist das ein wertvoller Vorsprung.
Im Praxiseinsatz überzeugt VITAS durch die routinierte Behandlung von Standardanliegen. Terminwünsche, Rezeptanfragen oder die Frage nach Öffnungszeiten werden von der digitalen Sekretärin sicher aufgenommen, ohne dass Anrufer sich durch ein Menü klicken müssen. Da beliebig viele Gespräche gleichzeitig laufen können, bleibt die Leitung auch in der morgendlichen Anrufspitze frei.
Die vorbereiteten Vorlagen sind der Kern des Angebots: Sie geben der digitalen Sekretärin von Anfang an das passende Vokabular und die richtigen Rückfragen an die Hand. In der Kanzlei-Variante etwa unterscheidet das System routiniert zwischen Mandanten und Neukontakten. Das spart die mühsame Feinjustierung, die man bei generischen Lösungen selbst leisten müsste.
Die Gesprächsergebnisse werden strukturiert bereitgestellt und lassen sich an gängige Systeme übergeben. Bei der Kalenderanbindung sollten Büros allerdings genau hinsehen, denn der Funktionsumfang fällt je nach eingesetztem Kalendersystem unterschiedlich aus. Vor dem Start empfiehlt sich daher ein kurzer Abgleich, ob die eigene Terminsoftware sauber unterstützt wird.
VITAS startet bei 148 Euro monatlich im FLEX-Tarif, BASIC liegt bei 218 Euro und PLUS bei 398 Euro. Ein kostenloser Testzeitraum von 30 Tagen erlaubt eine ausgiebige Erprobung im echten Praxisbetrieb. Beim Datenschutz punktet der Anbieter mit Serverstandort Deutschland in Nürnberg sowie Zertifizierungen nach ISO 27001 und C5, was gerade im sensiblen Praxis- und Kanzleiumfeld beruhigt. Wichtig zu wissen: Die feste Monatsgebühr fällt auch dann an, wenn das Anrufvolumen einmal gering ausfällt.
VITAS ist die richtige Wahl für Praxen und Kanzleien, die eine sofort branchentaugliche digitale Sekretärin mit strenger DSGVO-Basis suchen. Die fertigen Vorlagen und Zertifizierungen nehmen viel Einrichtungsaufwand ab. Wer sehr schwankende Anrufmengen hat, sollte die feste Grundgebühr einkalkulieren, da sie unabhängig vom Volumen anfällt. Für stabile, planbare Büros ist genau das jedoch ein fairer Deal.